FUNCIONES BÁSICAS DE LA SECRETARIA

La secretaria puede en el ejercicio de su función desempeñar tareas a todos los niveles del organigrama de la empresa y en todos los departamentos. Es por esto que debe tener una formación amplia y capacidad para adaptarse a múltiples ambientes y funciones.

Los cometidos y las competencias de la Secretaria variarán en dependencia de las atribuciones del departamento al que haya sido asignada y del nivel jerárquico de su jefe, pero sea cual sea el lugar que la Secretaria ocupe en el organigrama de la empresa, debe conocer con la mayor precisión posible el tipo de organización empresarial. También debe conocer los objetivos de la empresa, los productos que fabrican o los servicios que presta.

No obstante en nivel en que se encuentre la Secretaria y su categoría, siempre debe mostrar un excelente espíritu de equipo y actuar con eficiencia para lograr el perfecto funcionamiento del organigrama de la empresa.

El trabajo de la Secretaria se percibe como algo muy fácil, la realidad dice todo lo contrario, es algo mucho más complejo. Su trabajo no sólo consistirá en realizar tareas burocráticas tales como colaborar en la confección de informes, memorandos o dossier, facilitar las relaciones con el exterior y filtrar información. Sino que también dirige, planifica, organiza, orienta, controla y tiene a la vez que desarrollar el arte de agradar.

La creciente complejidad de la vida en las organizaciones, fruto de la lógica evolución de las tareas administrativas, ha tenido como consecuencia que la Secretaria se encargue preferentemente de asistir a su jefe de manera más directa Dentro de las funciones básicas podemos mencionar:

1. Representación personal de su jefe y de la empresa.

La Secretaria es la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior, al ser la primera persona con la que se relacionan los visitantes. La impresión que reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de la eficacia con que se desenvuelva la Secretaria.

2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.

Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del directivo y lo descarga de todo tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

Algunas consideraciones de cómo facilitar el trabajo del jefe:

C  Tratará con palabras y maneras no agresivas al que intenta interrumpir en momentos que no es conveniente para el jefe.

C  Al llegar una visita inesperada identificará con claridad la gravedad del asunto por si se justifica la interrupción. En caso de no poder ser atendido el visitante en el momento, ofrecerá ayuda en la solución del problema para evitarle tener que esperar o le prometerá, y confirmará después, que hallará el momento para que pueda verlo.

C  Organizará las visitas que sean de interés, facilitándoles entrevistas en los horarios previamente coordinados con su jefe.

C  Actuará de filtro no sólo con las llamadas telefónicas y las visitas, sino también con la correspondencia que llega, resaltándole los aspectos fundamentales de cada uno para evitar que el jefe pierda tiempo en la lectura de todos y agilizar los trámites que estén a su nivel.

C  Preparará las llamadas a las personas precisas y en el momento oportuno.

C  Mantendrá informado al jefe sobre los compromisos internos y externos.

C  Planificará, ordenará y actualizará la agenda de trabajo de su jefe y la suya para evitar omisiones y reiteraciones. Así como manejará las prioridades de las tareas de ambos.

C  Llevará un seguimiento estricto de las tareas que tienen plazo de cumplimiento o están pendientes de respuestas.

C  Trabajará en equipo con su jefe coadyuvando a una mejor gestión del tiempo

C  Tomará decisiones y resolverá los problemas siempre teniendo en cuenta hasta donde delegaron autoridad y responsabilidad.

C  Preparar de forma previa los documentos de la empresa, cuya redacción definitiva corre a cargo del superior.

C  Organizará un sistema de archivo apropiado al tipo de trabajo que se realiza.

C  Creando condiciones para que en su ausencia, el jefe pueda encontrar un documento determinado.

3. Enlace y Coordinación.

La Secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación de la empresa, en la medida que facilita las comunicaciones de ésta tanto internas como externas.

·        Comunicación interna

La Secretaria actúa de enlace entre su superior y cualquier otra persona de la empresa.

·        Comunicación externa

Desempeña un papel importante en el terreno de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones oficiales y privadas, etc.)

·        Comunicación del exterior

Es la que le trasmite la Secretaria al superior. Aquí juega un papel fundamental las técnicas de la escucha activa y las técnicas para tomar mensajes