VALORES PROFESIONALES DE LA SECRETARIA

Disponibilidad

El horario de una secretaria está estrechamente ligado a las exigencias de su jefe.

Sentido común

Saber afrontar con prontitud, un imprevisto o una situación.

Autocontrol

Tener siempre dominio sobre sí misma.

Seguridad

Cuanto más segura esté de sí misma, más confianza infundirá en quienes la rodean.

Previsión

La secretaria debe saber anticiparse a las necesidades que puedan surgir.

Tenacidad

La secretaria afrontará en su trabajo tareas que suelen ser monótonas, con resultados que sólo son apreciables a largo plazo, es aquí que debe aparecer su tenacidad, su perseverancia, para lograr los resultados deseados para esta tarea.

Adaptabilidad

Suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios de ambiente, de trabajo y de normativas.

Objetividad

Debe ser objetiva, enjuiciando las cosas con independencia de cualquier tipo de interés personal o valoración ajena, para regirse según las normas de la imparcialidad estricta.

Eficiente

Cuando se le oriente algún trabajo, que no ha entendido del todo, lo más oportuno es que pida aclaraciones a quien corresponda; no puede olvidar verificar que ha comprendido bien el trabajo asignado.

Exactitud

Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental y es la base del trabajo de una secretaria. Por ejemplo:

C  Correspondencia: las cartas deben transcribirse sin errores ortográficos, con una puntuación y estilo correcto.

C  Atención a la visita y al teléfono: proporcionar información exacta a los que llaman por teléfono o visitan la empresa

C  Gestión del archivo: las cartas y documentos deben archivarse bien, pues un documento mal archivado se puede dar por perdido

C  Gestión de los mensajes; tomar bien los datos de las citas que se efectúan, etc.

Organización

Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo; especificar materialmente sus partes y esto se logrará al conocer detalladamente la rutina de oficina, o sea, las actividades propias de ésta y el tiempo que nos llevará al efectuarlo. Evitar toda interrupción, teniendo a mano el material y la información, no cambiar de trabajo sin terminar el anterior. El orden es indispensable para trabajar sin estrés y sin pérdidas de tiempo.

Paciencia

Debe saber mantener la tranquilidad cuando las cosas no marchan según lo esperado. El tono de voz no debe ser estridente, ha de aprender a controlarlo en cualquier momento y circunstancia.

Madurez

Nos permite encontrar el justo equilibrio incluso en las situaciones más delicadas, ayuda a entender la importancia del propio trabajo y a evitar actitudes que no estén acorde con la propia situación.

Inteligencia

Es la facultad de conocer, comprender y entender.

Buena Memoria

Una secretaria sin memoria no tiene ningún futuro. Para evitar sobrecargar la memoria, se recomienda utilizar las agendas y anotar en ellas todos los datos; de esta forma es mucho más sencillo recordar las cosas principales y más importantes sin correr el riesgo de olvidar algo.

Interés por el propio trabajo

Debe ser capaz de involucrarse a fondo en su trabajo, lo que la ayudará a saber tomar decisiones. Todo ello en el marco de las atribuciones que le corresponden Comprender lo que se hace permite trabajar con interés para llegar al final de la jornada satisfecha de haber alcanzado los objetivos trazados.

Pulcritud

En cuanto a su trabajo debe realizarlo con esmero y cuidada presentación.

Puntualidad

La Secretaria debe ser siempre puntual, tanto a la hora de entrar al trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.

Espíritu de colaboración

Es evidente que la colaboración con el propio jefe debe ser constante por ejemplo:

F Recordarle con discreción sus compromisos, le ayudará a no representar un mal papel; informarle de las fechas de cumpleaños o de otros motivos de celebración de su empleados.

F Ejecutar oportunamente sus órdenes y anticipar, dentro de los límites de las propias capacidades y competencias, ciertos trabajos de rutina que le permitirán ahorrar tiempo como por ejemplo, reunir y clasificar todo el material útil para escribir una relación; escribir el borrador de respuestas a cartas sobre cuyos asuntos tiene ya la información o los datos pedidos.

F Redactar antes de sus viajes una memoria previa con los compromisos, las direcciones y números de teléfonos respectivos; además de todas las indicaciones necesarias del transporte a utilizar y el hotel en el que se hospedará